Servicebeschreibung

Hier können Sie eine neue Rechnung hochladen.

Zweck und Nutzen

Das Eingangsrechnungsportal digitalisiert die Erfassung, Sachlich und fachliche Richtigzeichnung und Anordnung eingehender Rechnungen.

Anstelle einer papierbasierten Weiterleitung durchläuft jede Rechnung einen geführten, fünfstufigen Ablauf: Vom Hochladen über die automatische Auslesung der Rechnungsdaten und die Kontierung bis zur sachlichen und fachlichen Richtigzeichnung und die Anordnung der Rechnung. Ziel ist eine schnellere, nachvollziehbare und medienbruchärmere Bearbeitung von Eingangsrechnungen bis hin zur automatischen Übergabe an das Finanzsystem.

Ablauf im Überblick

Abbildung: Der sechsstufige Ablauf des Eingangsrechnungsportals.

Im Portal

• Schritt 1 — Upload. Die Rechnung wird als PDF hochgeladen und dem Vorgang als Original beigefügt.
• Schritt 2 — Rechnungsdaten. Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Fristen und Positionen werden automatisch ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt. Erkannte Felder sind entsprechend gekennzeichnet und können bei Bedarf korrigiert werden.
• Schritt 3 — Kontierung. Die Rechnung wird Gemeindekennziffer, Kostenstelle, Sachkonto und Umsatzsteuerkennziffer zugeordnet.
• Schritt 4 — Anmerkungen. Optional können ein Hinweistext sowie zusätzliche Anlagen (z. B. PDF- oder MSG-Dateien) zur Rechnung hinterlegt werden.
• Schritt 5 — Sachlich und fachliche Richtigzeichnung. Die zeichnende Person bestätigt die sachliche und fachliche Richtigkeit der Rechnung.

Im Anschluss

• Prüfung (Acta Nova). Die Rechnung wird intern in Acta Nova geprüft, bevor sie zur Anordnung weitergegeben wird.
• Anordnung (Cockpit). Die anordnungsbefugte Person gibt die Rechnung im Cockpit zur Zahlung frei. Mit der Anordnung wird die Rechnung automatisch an das Finanzsystem übergeben.

Hinweis zur Testumgebung

Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Proof-of-Concept-(PoC)-Umgebung handelt.

Laden Sie keine Echtdaten oder vertraulichen Informationen hoch. Verwenden Sie ausschließlich Test- oder Beispieldaten.

Da diese Umgebung zu Test- und Entwicklungszwecken dient, kann es gelegentlich zu Einschränkungen oder vorübergehenden Nichtverfügbarkeiten kommen.

Kontakt

Adresse
mehrzeillig T +41 123 456 78
F +41 123 456 78 - 910
E info@example.com